Tips Membuat Sebuah Event (Sekolah/ Kampus)

Oleh: Zhuge Kamiya, Blog Owner

(Only Bahasa Indonesia, will translate later..^^)

Kawan-kawan sayah maw sharing neh soal cara membuat event, ini semua saya dapet saat workshop Event Organizer di kampus dulu, ama beberapa pengalaman yang pernah saya jalani, hehe...tanpa ada maksud mengajari yah...

Berikut tips-tipsnya:

1. Tentukan konsep acara, semuanya tergantung dari analisa 5W 1H, alias What, Who, Where, When, Why and How (Apa, Siapa, Dimana, Kapan, Kenapa dan Bagaimana)

Analisa What

- Apa tema acaranya?

- Apa latar belakangnya?

- Apa bentuknya?

- Apa tujuannya?

- Apa maksudnya

- Apa ...?

Analisa Who

- Siapa penyusun acaranya?

- Siapa pesertanya?

- Siapa pengunjungnya?

- Siapa ...?

Analisa Where

- Dimana tempat acaranya?

- Dimana tempat pendaftarannya?

- Dimana melakukan publikasi?

- Dimana ...?

Analisa When

- Kapan acaranya diadakan?

- Kapan waktu pendaftarannya?

- Kapan melakukan publikasi?

- Kapan ...?

Analisa Why

- Kenapa mengadakan acara tersebut?

- Kenapa temanya A?

- Kenapa bentuknya A?

- Kenapa maksud dan tujuannya A?

- Kenapa pesertanya A?

- Kenapa pengunjungnya A?

- Kenapa diadakan di A?

- Kenapa cakupannya se-A?

- Kenapa ...?

Analisa How

- Bagaimana mengadakan acara tersebut?

- Bagaimana tema acara tersebut?

- Bagaimana bentuk acara tersebut?

- Bagaimana peserta acara tersebut?

- Bagaimana pengunjung acara tersebut?

- Bagaimana situasi dan keadaan tempat acara tersebut?

- Bagaimana situasi dan keadaan waktu acara tersebut?

- Bagaimana ...?

   2. Setelah semua terjawab, maka lanjut ke yang namanya analisa SWOT alias Strengths, Weaknesses/Limitations, Opportunities, and Threats (Kelebihan, Kekurangan, Kesempatan dan Hambatan). Disini kita mulai analisa kelebihan, kekurangan, kesempatan dan hambatan dari analisa 5W1H tadi. Dengan begitu kita bisa mempersiapkan banyak rencana untuk menghadapi kemungkinan-kemungkinan hasil analisa SWOT tadi. Semakin acara yang disusun tadi fleksibel karena banyak plan, semakin mudah kita menghadapi berbagai masalah. Biasanya seluruh analisa ini dibahas oleh jajaran panitia.

3. Setelah analisa-analisa tadi selesai ditempuh, buatlah proposal sesuai analisa tadi. Disini konsep secara general dipaparkan, dan wajib dipaparkan secara detail kepada panitia yang fokus di bidang Dana Usaha. Isi dari proposal tersebut biasanya ialah:

- Latar belakang

- Maksud dan Tujuan

- Konsep Acara

- Sasaran

- Waktu dan Tempat

- Susunan Acara

- Panitia

- Dana yang diperlukan

- Media Publikasi

- Penawaran Kerjasama

  4. Hal yang paling utama yang harus ada dalam membuat sebuah event adalah tim Dana Usaha, tim Publikasi, tim Kesekretariatan dan dana awal dengan jumlah minimal 30% dari total dana yang diperlukan. Fungsi dana tersebut ialah untuk keperluan Dana Usaha dan Publikasi.

5. Adapun susunan umum dari kepanitian/ EO secara umum terdiri dari:

- Ketua/ Koordinator Umum

- Wakil ketua/ bisa merangkap Bendahara/ Dana Usaha

- Kesekretariatan

- Acara dengan sub-subnya

- Logistik dan Transportasi

- Publikasi dan Marketing

- Dokumentasi

- P3K dan Keamanan

Susunan panitia bisa fleksibel tergantung kebutuhan.

6. Penyusunan acara yang tepat adalah minimal 6 bulan sebelum kegiatan dilaksanakan, dengan asumsi bahwa dana usaha, perizinan dan publikasi akan lebih terkoordinir jika dilakukan jauh-jauh hari dimana umumnya memerlukan waktu yang lama dalam prosesnya.

  7. Pastikan kordinasi dan komunikasi antar panitia terjalin dengan baik. Komunikasi. kepercayaan dan ketepatan dalam menetapkan posisi kepanitiaan adalah salah satu indikator keberhasilan dari sebuah acara. Sampaikan pula rencana-rencana yang telah ditentukan sebelumnya agar seluruh panitia siap dan waspada.

8. Hal yang harus dibuat dalam proses penyusunan sebuah acara adalah:

- Penyusunan Manajemen Proyek, yaitu alur dan proses kerja yang terperinci dan terjadwal terkait acara yang akan dilaksanakan

- Penyusunan Rundown Acara, yaitu susunan teknis dari acara yang akan dilaksanakan

- Penyusunan Agenda Rapat Panitia, yaitu susunan jadwal koordinasi antar panitia dengan topik yang disesuaikan dengan Manajemen Proyek

- Penyusunan List Logistik Acara, yaitu urutan peralatan dan perlengkapan yang diperlukan untuk keberlangsungan acara.

9. Hal yang wajib dilakukan oleh seorang pemimpin (baik ketua atau pimpinan seksi) dalam acara ialah:

- Percaya dan memperhatikan bawahannya

- Selalu melakukan koreksi dan memberikan penjelasan atau perintah yang jelas.

- Tidak memaksakan kehendak, namun cenderung menerima masukan dan memberikan kebebasan bertanggungjawab dalam berkreativitas pada bawahannya, selama tidak keluar dari jalur dari konsep yang telah digariskan.

- Bertanggungjawab dan berani untuk meminta maaf jika melakukan kesalahan.

10. Pada saat acara berlangsung, hal yang harus di perhatikan ialah:

- Komunikasi, adalah kunci utama, pastikan komunikasi tetap terjaga, antara panitia dengan panitia, panitia dengan peserta, panitia dengan pengunjung. Pastikan komunikasi terjalin dengan baik melalui berbagai media.

- Lakukan seluruh proses yang sudah direncanakan sebelumnya, biasanya mengacu pada rundown acara. Jika ada hambatan berpikirlah kreatif dan ingatlah rencana-rencana yang telah ditetapkan.

- Hindari sikap menunggu perintah atau menunggu bola, tapi lakukan sikap menjemput bola, alias meminta perintah sesuai dengan job deskripsi masing-masing panitia. Karena pada saat acara berlangsung, seluruh konsentrasi pasti terpecah.

- Sikap individu panitia yang harus dimiliki saat acara berlangsung adalah: tidak egois, perhatian, fokus, siap sedia, ikhlas, sabar, menahan emosi, memaklumi orang lain, teliti, berani, tenang, lapang dada dan saling percaya

  11. Pada saat acara telah selesai, lakukan evaluasi dan diskusi terkait acara yang telah dilaksanankan. Catat seluruh hal yang merupakan hambatan dan menjadi rekomendasi untuk acara berikutnya. Untuk menjaga kebersamaan dan komunikasi, evaluasi bisa dilakukan di tempat-tempat yang tidak terlalu formal.

Secara singkat langkahnya sebagai berikut:

Pembentukan konsep >>> Penyusunan Rencana >>> Pembuatan Manajemen Proyek >>> Proses Penyusunan (Rapat dan Kinerja Panitia Pra Acara) >>> Pelaksanaan Acara >>> Evaluasi

Semoga artikel yang panjang ini bermanfaat buat semuanya, sori kalo panjang, tapi, memmbaca itu gudangnya ilmu loh..wkwkwkwwk

Buat yang pengen nambahin, komen atau apapun monggo, karena sayah juga bukan expert kok, hanya sharing saja, ohohohohohho

Hidup Cosplay Indonesia!